Meer en meer informatie die opgeslagen dient te worden. Dat zie je gebeuren bij menig bedrijf. Om onoverzichtelijkheid te voorkomen, kan een document management systeem uitkomst bieden? Lees meer over een document management systeem. Wat houdt het precies in en wanneer zet je het in?

Wat is een Document Management Systeem?

Een Document Management Systeem is eigenlijk een digitale opslagplaats waarin metadata van alle documenten worden opgeslagen. Denk bij metadata aan gegevens als de auteur, de naam van het document, een omschrijving en ook de categorie. Ook de documenten zelf kunnen worden opgeslagen. Een dergelijk systeem vormt dus een centrale plek voor alle belangrijke informatie en ook wordt de informatie volledig gedigitaliseerd en gestroomlijnd.  

Wanneer is een DMS toepasbaar?

Er zijn verschillende scenario’s denkbaar waarin een document management systeem de aangewezen oplossing kan zijn voor jouw bedrijf. Indien je nu niet het maximale uit de informatie haalt bijvoorbeeld, wanneer je vaak ontzettend lang moet zoeken om het juiste bestand terug te vinden, wanneer de hoeveelheid informatie te groot wordt om aan te kunnen of wanneer gebrek aan structuur zorgt voor onnodig tijdverlies en veel kosten. Bij al deze situaties kan een document management systeem wenselijk zijn.

De belangrijkste voordelen van een DMS

Doordat alle documenten met een DMS digitaal te vinden zijn op een plek, raak je niks meer kwijt. Daarnaast kun je alles makkelijk terugvinden. Vooral met behulp van de metadata. Verder zorgt een document management systeem voor een enorme tijdswinst. Uren zoeken naar een bepaald bestand behoort met een DMS snel tot het verleden. Ook wordt het mogelijk gemaakt om een bestand te laten bewerken door meerdere mensen, op exact hetzelfde moment. Zo voorkom je dat er meerdere verschillende versies rondgaan van een document en samenwerking wordt efficiënter.

Kortom: een document management systeem kent dus tal van voordelen. Alle bestanden worden opgeslagen op één plek en door zogenoemde metadata vind je het juiste document zo terug. Je kunt er zeker van zijn dat je het maximale uit de informatie haalt. Verder is het niet meer nodig om een tijdrovende zoektocht te houden naar een bepaald bestand. Tot slot zorgt een DMS  voor een goede structuur en maak het het mogelijk om op hetzelfde moment in een bestand te werken. Menig bedrijf is al overgestapt naar een Document Management Systeem.